belajar microsoft access

Microsoft Access merupakan aplikasi yang berguna untuk membuat, mengolah dan mengelola basis data atau lebih di kenal dengan database. Database adalah kumpulan arsip data berbentuk tabel yang saling berkaitan untuk menghasilkan informasi. Data yang digunakan sebagai masukan yang akan diolah menjadi informasi.

Bagi kalian yang pernah pendidikan komputer di sekolah, pasti tidak asing lagi dengan aplikasi dari microsoft, baik itu microsoft word, microsoft excel, microsoft powerpoint dan uga microsoft access. Kalau microsoft word di gunakan untuk mengetik dokumen, microsoft excel di gunakan untuk membuat tabel dan microsoft powerpoint di gunakan untuk merancang presentasi. Kebanyakan orang hanya mengenal ketiga aplikasi tersebut, padahal masih banyak lagi aplikasi dari microsoft yang mempunyai fungsi tak kalah penting dari ketiga aplikasi tersebut, salah satunya adalah microsoft access.

Apabila kalian pertama kali membuka microsoft access, pasti kalian akan merasa asing dengan tampilan yang ada pada microsoft acces, pasti kalian bertanya-tanya seperti "Bagaimana cara menjalankan aplikasi ini, fungsi dari aplikasi ini itu apa sih..?" itulah pertanyaan yang sering muncul pada orang yang pertama kali membuka aplikasi microsoft access.

Fugsi dari microsoft access adalah :

• Untuk membuat database (basis data)
• Untuk membuat program aplikasi persediaan barang
• Untuk membuat program aplikasi gaji pegawai
• Untuk membuat program aplikasi kehadiran

Pertanyaan yang akan muncul pada orang yang baru mengenal aplikasi microsoft access yaitu "Sebenarnya microsoft access itu buat apa sih..?" Pertanyaan tersebuat akan terjawab apabila kalian membaca artikel ini sampai selesai hingga kalian mengerti cara pengunaan microsoft access.

Sekarang coba kalian buka aplikasi microsoft access, kali ini saya menggunakan microsoft access 2007. Untuk menjalankan aplikasi microsoft access kalian bisa menggunakan tombol start menu, silahkan ikuti langkah yang ada di bawah ini :
Klik Start => All Programs => Microsoft Office => Microsoft Access 2007

Kemudian layar akan memunculkan kotak dialog seperti gambar di bawah ini.

Pada gambar tersebut terdapat beberapa bagian seperti :
a). Pada bagian kiri terdapat Template Categories yang berisi bermacam-macam template yang nantinya akan di gunakan untuk membuat database, seperti :

• Featuring : menampilkan menu-menu template pada bagian tengah
• Local Template : Menampilkan beberapa template yang telah di sediakan oleh Windows SharePoint Service.

b). Pada bagian tengah merupakan bagian yang akan berubah mengikuti Template Categories. Pada bagian ini berisi icon-icon template.
c). Pada bagian kanan merupakan kotak penjelasan dari template yang telah kalian pilih. Disini kalian bisa menentukan nama database dan lokasi penyimpanannya.

Element Dasar pada Microsoft Access 2007

=> Office Button

Berisi Backstage yang berisi beberapa plihan perintah untuk mengelola database. Fasilitas ini hampir sama pada seluruh program microsoft office 2007.

 Dari gambar di atas dapat kalian lihat terdapat beberapa Takspane seperti :

• New : Untuk membuat sebuah database baru.
• Open : Untuk membuka database yang pernah kalian buat sebelumnya.
• Save : Untuk menyimpan secara langsung database kalian.
• Save As : Untuk menyimpan databse kalian menjadi berbagai format database lainnya.
• Print : Fasilitas untuk mencetak database yang telah kalian buat. Terdapat tiga pilihan yaitu Print, Quick Print dan Print Preview.
• Manage : Merupakan fasilitas untuk mengatur database yang telah kalian buat Terdapat tiga pilihan : Compact and Repair Database (Untuk melakukan maintenance atau juga merepair) Back Up Database (Fasilitas untuk membackup database untuk mencegah terjadinya kehilangan data) Database Properties (fasilitas ini akan memunculkan kotak dialog yang mana kalian dapat menentukan properties pada database yang sedang kalian buat)
• Email : Fasilitas ini memudahkan kalian dalam mengirimkan database melalui email.
• Publish : Fasilitas ini di gunakan setelah database yang kalian buat telah selesai. Terdapat dua pilihan di dalamnya yaitu Document Management Server (kalian dapat menaruh dokumen/database ini di server sehingga dapat dengan mudah untuk diakses maupun di bagi ke user lainnya) Package and Sign (di gunakan untuk memberikan difital signature pada package database yang telah kalian buat)
• Close Database : Untuk keluar dari database.

=> Ribbon

Element ini merupakan interface baru yang di tawarkan dalam microsoft office 2007. Element ini semakin mempermudah user dalam mengolah/mengedit data pada microsoft access 2007. Terdapat empat tab yaitu Home, Create, External Data dan Database Tools.

A). Pada tab Home terdiri dari tujuh group, diantaranya adalah :

1. Views : Memudahkan pengguna dalam melihat/mengedit database-nya. Terdapat beberapa pilihan yang berbeda-beda tergantung dengan objek database yang dipilih atau yang sedang di kerjakan.
2. Clipboard : Berisi perintah-perintah dasar seperti Cut, Copy, Paste dan Format
3. Font : Berisi pengaturan-pengaturan jenis huruf, ukuran, warna, peralatan dan lain sebagainya.
4. Rich Text : Berisi kumpulan untuk memperkarya format teks, seperti pengaturan paragraph, indenasi, bullet and numbering.
5. Record : Berisi perintah-perintah untuk pengolahan record.
6. Sort & Filter : Group ini sering di gunakan karena berisi perintah untuk melakuka penyaringan atau juga mengurutkan data berdasarkan kriteria tertentu.
7. Find : Untuk mencari dan juga dapat mengganti data yang kalian cari dengan data yang lain.

B). Pada tab Create terdiri dari empat group, diantaranya adalah :

1. Tables : Untuk membuat tabel data atau juga menentukan tipe tabel yang akan kalian buat.
2. Forms : Merupakan input bagi user ketika ingin memasukkan data baru.
3. Reports : Penyajian akhir dalam bentuk laporan data-data. Kalian dapat membuat dan mengatur seperti apa report yang akan kalian gunakan.
4. Other : Pada group ini terdapa dua pilihan utama untuk pembuatan Query dan Macro.

C). Pada tab External Data terdiri dari empat group, diantaranya adalah :

1. Import : Fasiitas ini dapat kalian gunakan ketika ingin memasukkan dokumen lain dalam database kalian.
2. Export : Kebaikan dari Inport, kalian dapat mengexport database yang telah kalian buat ke program aplikasi lain.
3. Collect Data :  Berhubungan dengan pengiriman database melalui email.
4. SharePoint List : Dalam group ini kalian dapat melakukan sinkronisasi database dengan SharePoint

 D). Pada tab Database Tools terdiri dari lima group, diantaranya adalah :

1. Macro : Berisi rangkaian perintah berupa aksi yang dapat di laksanakan secara otomatis. Pada group ini kalian dapat menggunakan Visual Basic dalam pembuatan perintahnya.
2. Show/Hide : Berisi pembuatan Relationships (hubungan antar tabel) dan juga perintah lainnya.
3. Analyze :  Kalian juga dapat menganalisa performa dari database yang kalian buat pada group ini dan juga menganalisa keeektifan penggunaan tabel.
4. Move Data :Database yang telah kalian buat dapat di gunakan menjadi SQL Server atau Database Access.
5. Database Tools : Salah satu fitur advance yang ada pada Access 2007 seperti kalian dapat memberikan, melakukan enkripsi database dengan menggunakan password dan juga fitur-fitur advance lainnya. 

=> Objek Database 

Objek database merupakan tempat objek-objek (bisa berupa Table, Form, Report, Query atau yang lainnya). Kesatuan objek atau komponen ini akan membentuk database. Dalam penggunaannya, pada Microsoft Access versi sebelumnya juga telah mencantumkan elemen ini untuk mempermudah dalam mengelola/mengedit objek-objek dari database. 

=> Mengakhiri Penggunaan Microsoft Access 2007 

Setelah kalian selesai bekerja dengan microsoft access 2007, kalian dapat mengakhirinya dengan beberapa langkah, diantaranya sebagai berikut :
Simpan terlebih dahulu database yang telah kalian buat dengan cara menekan tombol Ctrl+S 
Kemudian kalian bisa pilih salah satu langkah yang ada di bawah ini :

1. Tekan Office Button dan pilih Close.
2. Klik tombol Close pada pojok kanan atas.

Silahkan di tunggu sampai microsoft access 2007 di tutup 

Di kutip dari http://www.supriet.info/2017/02/panduan-dasar-belajar-microsoft-access.html